掌握这4点让你的会议更高效

  如何减少会议数量？怎么样提高开会质量？如何让会议成为问题解决、工作开展的“加油站”而非“减速带”？如何让管理者通过开会提升团队领导力？如何让职场人掌握开会的方法从而提高个人的沟通力和影响力？

  作为职场人，每天都有开不完的会，遇到一个问题要解决、碰到一个工作要推进，就召集相关的部门和人员来开个会。企业中高层有70%的时间都在开会，基本上没有自己单独工作的时间。

  所以高效开会的第一步就是减少开会数量，而减少开会数量的关键就是不要随便开会，在开会之前多问自己几个问题：

  如果通过会议要解决的问题本身不清晰，开会的目的、产出和结果不明确，或者参会人员缺乏相应的思考和准备，会议大概率是不成功的，这时候就要取消、暂停或者延缓会议召开，重新思考和策划。

  会议多的源头在于会议发起人，也就是各级管理者，遇上问题后，不是立即组织开会，而是需要思考，我是否可以解决这个问题，我对这样的一个问题是不是有思路或者解决方案。

  比如一个产品经理的职责就是提出新产品策划方案，如果他自己不存在思路而想通过会议来征求大家对于新产品开发的建议，明显是他本职工作没做到位。遇到这一种情况，管理者本人应该承担相应的责任，通过自考后独自作出决策。

  对于一些比较有难度的会议，比如要讨论的问题本身比较难，或者要讨论通过某项重大决议，或者与会人员的观点有分歧，会议不容易开成功，这时候可以用一对一沟通取代开会。

  会议组织者可以与参会人进行一对一的沟通，询问他们的观点和态度、思考和建议。当了解完大家的想法后，总结梳理下结论，看看是不是已经解决了问题，达成了会议的目的。如果达成了就不用开会了。

  如果还没解决问题，需要看一下，哪些问题解决了，哪些问题没解决，哪些共识达成了，哪些共识没有达成。把没有解决的问题、没有达成的共识识别出来，针对这些问题点-再去开会，会议效率就会高很多。

  对于参会人员不多，比如3-4个人，讨论问题难度不大的会议，可以用非正式的沟通取代开会。

  对于部门负责人和项目负责人，如果发现最近部门或项目里面有什么问题，或者某个同事工作状态不好，可以约1-2个人，一起散步、或者喝个咖啡讨论下，推动下工作进展，这样做要比开个正式的会议效果好。

  非正式沟通的优点在于比较轻松自由，而且随时随地可以召开，大家更容易敞开心扉去提出思路，发表意见，也更容易达到会议目的。

  减少会议数量的一个很好的做法是选择一天作为“无会日”。Facebook就曾选择周三做为无会日。这一天公司不安排任何会议，员工可以投入时间深度工作，不受任何人打扰。

  近几年我国的各级政府为了解决文山会海的问题，也积极地推行“无会日”的做法。

  一个公司的会议数量减少一半，并不会影响公司的正常运行，当大家体会到“无会日”深度工作的好处时，就会想办法减少会议数量。

  具体的时间选择建议在周二或者周三，因为周一刚上班要安排各种工作，会议会比较多，当工作部署安排完之后，需要各自去开展工作，这时候周二、周三就是很好的深度工作的时间。工作完成后，周四周五可以提交成果或汇报沟通。

  对于一个公司而言，选择一天作为无会日，在最开始会比较难。如果你是一个部门负责人，可以从你们部门先开始，选择一天不开会。

  至少是不主动发起会议，遇到需要请你们参加的会议，也要问清楚会议的目的、要解决的问题、以及会议成果产出，确实有必要再去参会，这样可以避免召开一些低价值的会议。

  如果你是一位普通员工，你也可以这么做，当每个员工和每个部门都体会到无会日的好处时，在公司层面推行就比较容易了。

  作为职场人，我们都知道确定工作目标很重要，因为目标不合理，再怎么努力也很难有好的工作成果。

  但在开会的时候，却容易忽视会议目标的设置，设置的目标不合理、不清晰，会议缺乏靶心和重点。

  设置会议目标最常见的问题是把会议目标定的过高。对于关键会议或者讨论问题有一定难度的会议，很难通过一次会议处理问题，达成会议目标。

  这时候就需要精心策划，谁参加，开几次会，每次会议目标是什么，会议之外应该做什么工作和准备，每次开会就解决一个小问题，达成一个小目标，这样反而效率比较高。

  给会议取一个简单易懂的名称，让参会人知道会议的类型，也就大体上知道会议要解决什么样的问题，达成什么目标。

  比如“头脑风暴会”，又叫做脑暴会，它的目标是提出更多更好的建议和思路，而不一定要落地执行。

  而“进度会”是确认工作或项目进展是否正常，遇到什么样的问题，有什么风险，如何解决当前工作或项目进展中遇到的问题。

  比如“工作部署会”主要在于讨论如何制定计划，分配任务。谁去做，谁支持、谁配合，做到什么程度，有哪些可以调用的资源。

  其他还有“会前会”“务虚会”“评审会”、“复盘会”等等，给你的会议取个与之匹配的名字，参会人就会知道这次会议的目标和方向。

  会议目标的描述应该简单明了，最好用一句话来概括。保证会议目标既能轻松实现，又要有一定的挑战性，这也是衡量会议是否成功的标准。

  很多企业在制定年度销售目标的时候，会制定一个基本目标，比如说100亿，同时制定一个挑战目标，比如说120亿。基本目标无论如何要确保实现，如果市场比预想的好，大家再加把劲，努力达成挑战目标。

  设置会议目标，也能够使用类似的方法。这次会议的基本目标是什么，挑战目标是什么，比如：

  对于一个方案评审会，挑战目标是评审通过方案，基本目标是获取有价值的反馈建议，会议结束之后继续修改优化方案。

  对于一个策略共识会，挑战目标是与会人员达成共识，基本目标是让每一个人充分发表自己的立场和态度、想法和观点，以便知道大家的分歧点在哪里。

  对于一个专题讨论会：挑战目标是讨论形成大家都认可的方案，基本目标是识别发现真正问题，找到问题的根因。

  对于一些有难度的会议，会议组织者通过评估之后，可设为一个基本目标和挑战目标，并在开会的时候告诉参会人，让大家明确目标，这样会议就有了方向和重心。

  根据听众和场合确定汇报策略：即使汇报同一个方案，根据不同的场合、对象、达成的目的、与会人对汇报材料的熟悉程度不同，汇报的策略和重点都是不一样的，需要做适当地调整。

  提前确认方案汇报的关键信息：汇报人需要识别方案中的关键信息，哪些内容是汇报的重点，以下是方案汇报中常见的关键信息：

  预估时间，控制发言时间：如果是用PPT汇报，任何汇报方案都可以提炼精简到6页之内。确认每页的关键信息，通过刻意练习，让自己在1~2分钟讲完一页PPT。

  对于超过10页的PPT，根据二八原则，选择出来重要的5~6页重点讲，其他非重点的内容几句线.开会时发言四条黄金原则

  而是以会议目标达成为标准，把别人的观点和自己的观点都当成是达成会议最终产出的过程讨论和备选项，通过讨论得出最优方案，鼓励意见的多元化。

  一个高效的会议需要一位合格的主持人，主持人就像“驾驶员”，保证会议能够平稳、高效、顺畅地驶向终点——会议想要达成的目标。

  明确会议的关键人员，他们的观点、建议和倾向对于会议结果有特别大的影响，对于一些关键会议，为了达到会议目的，能提前与关键人员做沟通，明白他们的观点。

  主持人要善于营造轻松、积极、开放的会议氛围，目的是让与会人员积极发言，以下是创造会议氛围的方法：

  让与会者可以基于此继续展开讨论，同时也可以承上启下，引导讨论方向，对于有偏离目标和方向的内容做提醒。如果发言简要、要点清晰、且在会议的方向和主题内，主持人不必总结。

  这个应该是会议最有价值和最高潮的部分，主持人应该调动大家的积极性和热情，全身心投入，寻找出解决方案、做出决策。

  对于没有充分发言和讨论的情况：通过引导、提示、提问鼓励大家发言，还可以点名请与会人员发言。

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